Електронні документи як must have: «Вчасно» розповідає про заощаджені мільйони, задоволених клієнтів та порятунок планети
Сучасні цифрові практики свідчать про необхідність повного переходу на електронний документообіг. Диджиталізація необхідна кожному бізнесу: завдяки їй залишаються задоволеними співробітники, партнери і – найголовніше – наша планета.
Запитали про переваги електронних документів, вплив на екологію та успішні кейси клієнтів Антона Скокова – керівника сервісу цифрових рішень для бізнесу «Вчасно».
Переваги електронних документів
Ще до початку коронакризи компанії встигли оцінити зручність використання електронних документів. А 2020-ий показав – електронний документообіг вже зовсім не модна фішка, а взагалі життєво важливий інструмент для будь-якого бізнесу.
Чому варто переходити на ЕДО і що це дає компаніям?
Швидкість підписання і доставлення
Конверт з підписаним договором або актом виконаних робіт може доставлятися тиждень – і це тільки в один бік. Якщо в документі помилка, підписи обох сторін потрібно ставити заново. Отже, одним тижнем усе не закінчується.
В електронному вигляді підписати та відправити документ можна за декілька хвилин. І в такому випадку час – дійсно гроші: що швидше укладена угода, то швидше відбудеться оплата.
Електронні документи не можна загубити
До 15% документів губляться під час доставки та в архівах.
Уявімо ситуацію: контрагент не виконав свої зобов’язання і вам необхідно довести свою правоту під час перевірки податковою службою. Один загублений документ може стати проблемою для компанії.
Інша справа з електронними документами. Вони підписані та відправлені через онлайн-сервіси, зберігаються в хмарному сховищі та резервуються в декількох дата-центрах. До того ж завжди доступні в особистому кабінеті.
Економія грошей
Сума заощаджених грошей залежить від обсягів компанії. Якщо відправляти договір або акт поштою, його вартість – мінімум 25 грн. Якщо кур’єром, сума збільшиться до 90 грн. Сюди входять витрати на папір, тонер для картриджа, конверти та марки, час співробітників на підготовку та сама логістика.
Відправлення одного електронного документа може обійтись у 2 грн або навіть безкоштовно: є сервіси, де можна відправляти без оплати необмежену кількість файлів. Якщо компанія відправляє поштою 1000 документів на місяць, то за рік вона заощаджує 300 тис. грн. Ця сума може перекрити зарплату 1-2 співробітників.
Зростання ефективности та задоволености співробітників
За 30 хвилин співробітник, який працює з паперовими документами: друкує документ, ставить підпис (це якщо не потрібно додатково бігати та шукати директора), упаковує в конверт 25 документів.
За 30 хвилин в онлайн-сервісі співробітник підписує та відправляє десятки тисяч документів. Час, який звільнився, співробітник може використати на більш творчі завдання, наприклад, роботу з клієнтами або пошук нових.
Простіше проходити перевірки
Коли електронні документи тільки з’являлися, бізнес боявся, що через такий формат не вдасться пройти податкову перевірку. Зараз же досвід багатьох компаній доводить протилежне: перевірки відбуваються тепер набагато простіше. В електронному архіві легше знайти документ, який запитує податковий інспектор. А стан оригіналу (паперовий або електронний) не впливає на його юридичну силу.
Доступ до документів усіх співробітників компанії та підписання на відстані
Що робити, якщо всі працюють віддалено, а необхідно знайти певний договір або підписати акт у директора, який вдома на самоізоляції?
Без електронного документообігу це складно або навіть неможливо.
Скан-копії – це не документи. Вони не мають юридичної сили, до того ж такі файли часто сягають великого об’єму та не завжди можуть коректно відкриватися та зберігатися.
Папір, як і гроші, потребує фізичного контакту з великою кількістю людей, а тому збільшує ймовірність передачі коронавірусу.
На цьому наголошували й представники бізнесу та державних компаній – спікери онлайн-форуму «Бізнес без паперу», який відбувався нещодавно.
Задоволені клієнти
Сервісу «Вчасно» вже понад 3 роки. За цей час з його допомогою надіслали понад 10 млн документів. Серед клієнтів є великий бізнес, підприємці та держкомпанії – всього понад 200 тис. До них належать Укрпошта, Нова пошта, Укроборонпром, monobank, IDS Borjomi, EVA, Фора, Rozetka, lifecell, Raketa і багато інших.
Наприклад, торговий майданчик Zakupki.prom.ua, тільки за один рік роботи з електронними документами в сервісі «Вчасно» заощадив 5 млн грн. А Нова Пошта за рік зберегла 4570 робочих годин або 571 робочий день співробітників.
Як електронний документообіг впливає на нашу екологію
Наша місія – позбавити бізнес від паперу. Вже відправлені понад 10 млн електронних документів – це збережені 80 т паперу, 3000 дерев і ліс площею 3 га і 1,5 т кисню в повітрі. Цифри просто вражають.
Електронний документообіг – це один з інструментів корпоративної соціальної відповідальности, оскільки завдяки йому можна не тільки дбати про навколишнє середовище, але й підвищувати задоволеність співробітників та позбавляти їх рутинної роботи.
Як змінюється життя компаній після переходу на електронний документообіг
Нова Пошта
Уже за кілька місяців після старту:
- заощадили понад 100 тис. грн;
- спростився та прискорився обмін актами виконаних робіт з клієнтами (а їх понад 100 тис. на місяць);
- підписання документів відбувається в 36 разів швидше, ніж у компанії з попереднім провайдером ЕДО.
Work.ua
За перші 8 місяців:
- заощадили 175 000 аркушів паперу (350 пачок);
- зберегли приблизно 14 дерев;
- витратили в 4 рази менше часу на відправлення документів;
- заощадили понад 500 000 грн на відправлення.
«Грайф Флексіблс Україна» (виробник м’якого пакування)
- перевели в електронний вигляд поки тільки внутрішні документи (у компанії їх багато – в середньому 10 тис. на місяць);
- за допомогою електронних документів почали значно економити час. Раніше співробітники трьох виробничих дільниць щодня друкували п’ять типових документів і бігали шукали підписантів. Процес займав 30-50 хвилин. Тепер на це йде не більше ніж 10 хвилин;
- використовують на 30% менше паперу, за рік заощадили 200 упаковок.
Юридична компанія Dictum
- скоротили витрати на логістику документів у 16 разів;
- офіс-менеджер, що відповідає за документообіг, тепер займається питаннями розвитку компанії замість нудної роботи з паперами. Наприклад, збирає необхідні дані, аналізує і здійснює контрольні закупівлі у конкурентів;
- сприймають залучення клієнтів до обміну документами через «Вчасно» як прояв турботи та ознаку клієнтоорієнтованости, адже вони теж економлять тепер свій час і гроші на пересилання паперів – це взаємовигідний процес.
Чому людям страшно переходити на ЕДО?
Багато компаній все ще бояться, що електронні документи не прийме податкова або їх не можна буде використовувати в суді в разі потреби. Досвід компаній, які вже проходили перевірки та подавали електронні документи в суд свідчить, що турбуватися не варто.
До того ж електронний документообіг регулюється законодавчою базою:
ЗУ «Про електронні довірчі послуги»
ЗУ «Про електронні документи та електронний документообіг»
ЗУ «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні»
Багатьом співробітникам старого гарту паперовий договір здається надійнішим. Однак найцінніший документ завжди можна додатково роздрукувати та зберігати в себе.
Загалом зміни лякають людей. Проте якщо розуміти вигоди та деталі на кожному етапі впровадження, то адаптація відбудеться набагато простіше.
Наприклад, у компанії «Укренерго» співробітників не тільки вчать користуватися електронними документами, але й додатково мотивують балами за хорошу роботу. Погодив швидко документ – отримав 100 балів. Накопичені бали можна витратити на сувенірну продукцію компанії, наприклад, футболку або кепку.
Не потрібно винаходити велосипед
Онлайн-сервіси електронного документообігу доступні, якщо на вашому пристрої є лише браузер та вихід в інтернет. Не потрібно встановлювати жодних додаткових програм та самостійно «винаходити велосипед» (що теж дорого і складно).
Окрім цього, ви можете легко отримати цифровий підпис або використовувати Mobile ID – сервіс від провайдерів мобільного зв’язку для зручного і безпечного зберігання цифрового підпису в sim-карті.
Велика кількість компаній уже обмінюються електронними документами. Ваш партнер може самостійно запропонувати перехід в онлайн та розповісти, як прописати його використання в договорі. Якщо не знаєте, який сервіс брати, то завжди можна обрати той, з яким вже працюють ваші контрагенти.
