Встигнути все й не збожеволіти: техніки тайм-менеджменту
Працювати весь день і працювати ефективно – не одне й те ж. Іноді, витративши купу часу й сил, ви можете не виконати й половини запланованих завдань. Бути продуктивнішими та грамотно розпоряджатися часом допоможуть техніки тайм-менеджменту.
Розповідаємо, як правильно планувати роботу, відстежувати час і ставити цілі, щоб бути максимально ефективними.
Навіщо потрібен тайм-менеджмент
Тайм-менеджмент – це спосіб грамотно розподілити час між конкретними видами діяльності. Гарне управління часом дозволяє вам працювати розумніше, а не важче. Саме тому ви можете зробити більше за менший час, навіть якщо його зовсім мало.
Невміння розпоряджатися своїм часом шкодить вашій ефективності, а бути зайнятим – це не те саме, що бути ефективним.
Проводячи день у шаленій активності, часто досягаєш меншого результату, оскільки складно розподілити свою увагу між великою кількістю різних завдань. Невміння грамотно розпоряджатися своїм часом може мати погані наслідки: пропущені дедлайни, неефективний робочий процес, погана якість роботи, високий рівень стресу.
Може здатися нераціональним витрачати свій дорогоцінний час на вивчення нової техніки. Адже його можна було провести за роботою. Але це вклад у довгостроковий результат – у майбутньому ви станете продуктивнішими.
Техніки, що допомагають впорядкувати час
Аудит часу
Може здаватися, що встановити час на виконання конкретного завдання – це досить просто. П’ять хвилин, щоб надіслати листа – більш ніж достатньо. Але ви можете не врахувати деякі деталі. Можливо доведеться довго шукати електронну адресу, уточнювати певні моменти в колег чи просто формувати думку. І так надсилання затягнеться на 20 хвилин.
А якщо таких переоцінених у часі справ у вас десятки, ви можете втратити велику частину дня та стресувати через те, що нічого не встигаєте.Тому важливо мати реалістичне уявлення про те, на що ви справді витрачаєте час.
Влаштуйте тестовий тиждень і відстежте, скільки реально ви витрачаєте часу на те чи інше завдання. Це можна зробити за допомогою застосунків (наприклад, Toggl Track). І лише тоді ставте завдання на день.
Досяжні цілі та пріоритети
Якщо ви вже розібралися з аудитом часу, то далі можете помітити, що завдань на день виникає надто велика кількість. Тоді радимо вам лайфхак від Стівена Кові, автора книги «7 звичок надзвичайно ефективних людей».
Розподіліть усі справи за важливістю та терміновістю. Має вийти чотири групи:
- Важливі та термінові – поставте в пріоритет.
- Важливі й нетермінові – відкладіть на потім.
- Термінові та неважливі – делегуйте.
- Нетермінові та неважливі – видаліть зі списку справ.
План на день
Банально, але це працює. Створюйте його напередодні ввечері або зранку того ж дня. Обов’язково зробіть максимально зрозумілим і простим.
Заповнюйте план так, ніби ви його вже виконали. Наприклад, замість «надіслати звіт» – «звіт надіслано». Цей психологічний момент допоможе діставати задоволення від виконаних завдань.
Існує безліч застосунків для планування. Наприклад, Todoist, Remember the Milk, Any.DO.
План на тиждень
Складайте його в неділю ввечері. Це допоможе перейти з режиму безтурботних вихідних до робочого процесу. А початок робочого тижня з планом допоможе вам зосередитися на пріоритетах.
Звертайте увагу, якою є ваша продуктивність упродовж тижня. Не плануйте важливу зустріч на п’ятницю, якщо цього дня ваша енергія вже падає.
Найскладніші завдання – вранці
У своїй книзі «Моя ранкова рутина» письменник Бенджамін Спал радить починати робочий день із найскладніших завдань. Адже наш сонний мозок ще не в стані відволікатися на щось чи думати про непотрібні речі. Так набагато легше сконцентруватися.
Плюс, виконавши складне завдання, ви дістанете задоволення, яке мотивуватиме вас працювати далі.
Правило 80/20
За принципом Парето, 80% результатів дають лише 20% ресурсів. Наприклад, лише 20% клієнтів здійснює 80% покупок.
Зверніть увагу на те, що приносить вам найбільший результат. І зосередьте на цьому більше часу. Якщо з усіх способів взаємодії з громадськістю найбільше клієнтів вам приносять соцмережі, приділіть роботі з ними більше часу.
Золоті години
У який час доби вам вдається виконувати свою роботу найпродуктивніше? Варто промоніторити й користуватися цим, щоб оптимізувати робоче навантаження.
Аби віднайти свій біологічний прайм-тайм, розділіть день на 3-5 часові проміжки. Відстежуйте свою продуктивність упродовж цього часу та записуйте в блокнот або відмічайте в застосунку.
Після того як знайдете свої золоті години, зможете відповідно спланувати свій робочий тиждень.
Мультизадачність
Від неї варто відмовитися. У своїй книзі «Міф про мультизадачність» Дейв Креншоу пише про те, що більшість людей 28% свого робочого часу витрачає на неефективні дії. І причина – перемикання між завданнями.
Через перемикання ви витрачаєте більше часу на виконання кожного завдання, ніж якби ви концентрували всю увагу на одному завданні й завершували його відразу.
Варто розрізняти мультизадачність та фонову задачність. Остання також про виконання кількох справ одночасно, але в цьому разі «увімкнення» мозку потребує лише одна справа. Наприклад, ви переглядаєте пошту та слухаєте музику.
Метод швейцарського сиру
Його придумав Алан Лейкен, і повторили всі, кому не лінь.
Це дуже простий метод: якщо завдання здається важким, розділіть його на частини.
Велика за обсягом чи складністю робота не викликає бажання відразу за неї братися. Для мозку це стрес, якого він хоче уникнути. Саме тому люди часто починають прокрастинувати із цієї причини.
Якщо розділити завдання на маленькі частини та взятися за те, що є найзрозумілішим, з’явиться мотивація працювати далі. Все через те, що після завершення будь-якої роботи в організмі виділяється дофамін – гормон задоволення. Він забезпечує піднесення, бажання працювати та ще й діставати задоволення.
