ТОП-5 ефективних мітингів для команди під час віддаленої роботи

2020 рік став справжнім випробуванням для менеджерів і команд. Тому, що попри всю гнучкість індустрії IT і, зокрема, кіберспорту, нам всім довелося навчитися жити в новій реальності.

Для нашого продукту це стало подвійним випробуванням, бо робота була розпочата в лютому 2020 року в складі команди з чотирьох осіб разом з Product Manager. А в середині червня 2020 року ми представили світу наш унікальний продукт – web-платформу DashFight, яка об’єднала в собі чотири топових дисципліни світу Fighting Games: Mortal Kombat 11, Tekken 7, Super Smash Bros. Ultimate і Street Fighter 5.

Хотілося б також згадати, що активне зростання команди якраз прийшлось на пік пандемії. І крім пошуку нових членів команди, дуже важливо було підтримати поточну. Адже звична оффлайн синергія в офісі змінилася на онлайн спілкування.

Під час переходу на формат віддаленої роботи ми морально були готові до просідання продуктивности на 20-30% і, з огляду на це, готували план Б, але як то кажуть, біда прийшла звідти, звідки ми найменше очікували.

З найяскравіших і несподіваних проблем, з якими ми зіткнулися, можу виділити кілька:

• у багатьох членів команди можна було простежити почуття розгублености і нерозуміння, як працювати далі, бо ефективні діалоги в open space змінилися безликим листуванням;
• частина команди мала проблеми зі спілкуванням у чатах через те, що деякі повідомлення трактувалися неправильно через призму інтонації, яку кожен міг підлаштувати під свої внутрішні переживання;
• навіть невеликі завдання могли фактично зупинитися через тривалі переписки, що призводило до додаткової комунікації та постійних колів, оскільки команда формувалася в процесі активної розробки продукту і етап «притирання» проходив складніше, займав більше часу і сил, в тому числі через все описане вище.

Проте, хочеться також зазначити, що попри всі наші початкові побоювання, саме в цей період, як не дивно, продуктивність команди збільшилася.

З огляду на труднощі з комунікацією, було прийнято рішення компенсувати відсутність живого спілкування додатковими відео зустрічами і зміною процесів.

Щоденні зустрічі команди для синхронізації по всіх відділах (Daily Meeting)

Під час розробки продукту не тільки з точки зору development складової, а й з точки зору побудови стратегії, дуже важливо, щоб всі учасники процесу були залучені в загальний процес і відчували, що вони не самотні. Тому ми відійшли від правила проведення щоденних зустрічей тільки командою розробників і підключили до зустрічей представників з усіх департаментів.

Спочатку ми говорили різними мовами, але з часом це призвело до обміну досвідом між фахівцями з різних напрямків і не тільки спростило процес постановки завдань, а й прискорило процес розробки через більш глибоке розуміння специфіки й обмежень на стику різних сфер діяльности.

Особисті зустрічі з кожним учасником команди (1-to-1)

Через пандемію та необхідність підтримки один одного, ми прийняли рішення переформатувати ці зустрічі на коучинг-сесії: 80-90% часу ми приділяємо абстрактним темам, а 10-20% вирішенню робочих питань у рамках зустрічі.

Також для більш відкритої та довірливої атмосфери у нас є кілька правил:

• ніяка інформація, отримана на 1-to-1, не може бути використана в подальшому жодним з учасників;
• інформація зі спілкування 1-to-1 не є аргументом при обговоренні непрямих тем чи при вирішенні питань із членами команди;
• у 1-to-1 немає заборонених тем для обговорення і кожен учасник зустрічі, якщо вважає за потрібне, може поділитися особистими темами – це важливо і необхідно.

Хочеться акцентувати, що така зустріч є людиноцентрованою, перш за все, адже період віддаленої роботи вкрай важливо формувати стосунки на довірі та нести кожному учаснику команди впевненість, що він не один, що разом ми, як команда, впораємося з усіма викликами і труднощами.

Зустрічі для обговорення завдань на наступний період (Technical і Product Grooming)

Як і на багатьох інших зустрічах ми запрошуємо всіх зацікавлених учасників процесу. Формат такої зустрічі полягає в обговоренні заздалегідь сформованого списку ключових завдань для бізнесу та розробки на наступний період, з можливістю обговорити можливі нюанси з реалізації того чи іншого рішення.

Дана зустріч має 2 етапи:
Перший етап – поверхневе обговорення завдань з усіма їх ініціаторами.
Другий етап – обговорення технічної реалізації рішень, які фіналізовані уже за підсумками першої зустрічі, а також їх декомпозиція для майбутньої оцінки всією командою розробки та дизайну.

Здавалося б, навіщо так багато часу приділяти обговоренню? Як показує практика, чим більше часу ми виділяємо на обговорення реалізації з усіх боків, тим менше доробок і незапланованих зсувів дедлайнів ми отримаємо в результаті.

Зустрічі для обміну позитивними емоціями і пропозиціями щодо поліпшення процесів в компанії (Retrospective)

В рамках кожної зустрічі ми говоримо про загальні успіхи продукту, відділів і кожного учасника за минулий період, формуючи також план з поліпшень на майбутній період. За підсумками кожної зустрічі ми призначаємо відповідальних за визначені пункти та на наступній зустрічі актуалізуємо його всі разом, оцінюючи його готовність і, за умови виконання, закриваємо.

Формат цього мітингу – один з найулюбленіших у команді, адже в процесі обговорення кожен може відзначити заслуги колеги і надіслати йому «сердечко» за прекрасну колаборацію в рамках попереднього періоду. Також в рамках даного мітингу ми уникаємо формулювання «проблема» і замінюємо його на більш коректне, зокрема, «точка зростання» або «поліпшення», що дозволяє не тільки не демотивувати членів команди, а й дивитися через призму нових можливостей на поточні складнощі в процесах.

Зустрічі для обговорення підсумків періоду і планів на майбутнє (Demo)

Зі зростанням продукту і формуванням ключових метрик дуже важливо було транслювати поточну ситуацію та цілі, які ми ставимо перед собою в короткостроковій і довгостроковій перспективі для нашої команди. Ми впевнені, що фокус на тих самих показниках допомагає приймати більш зважені рішення і змушує подивитися на ту чи іншу задачу з позиції «що це дасть продукту?».

Виходячи з цього, ми впровадили цю зустріч, на якій керівники напрямів можуть презентувати факти і плани з показниками для всієї команди і кожен учасник процесу може поставити питання.

Цей список мітингів у нашій команді далеко не повний. Але з упевненістю можна сказати, що це гігієнічний мінімум для здоров’я команди і формування впевненості кожного її учасника, що навіть маленьке рішення або частина завдання, реалізоване ним приносить глобальний результат для всього продукту і команди.

Думка редакції може не збігатися з думкою авторки колонки.

#bit.ua

Читайте нас у
Telegram