Коли офіс в тебе вдома. Правила та етикет дистанційної роботи
Правила етикету — це норми і правила, які допомагають налагодити комфортне співіснування між людьми. У них завжди можна відшукати відповідь, як поводитись у певній ситуації, аби не виникало непорозумінь.
У діловій комунікації правила етикету надважливі. З трансформацією стосунків – перехід в онлайн, поява нових форм комунікації — з’являється все більше питань щодо конструктивного і комфортного спілкування. Чи доречно відправляти голосове повідомлення? (Дисклеймер: майже ніколи – ні). У якому із чатів обговорювати якусь тему? Як вижити і взагалі на щось відповідати, коли в тебе 100 чатів одночасно?
До того ж перехід більшости компаній у режим віддаленої роботи під час карантину теж вплинув на способи комунікації. Запитати щось у колеги за сусіднім столом тепер потребує додаткових зусиль, а онлайн-зустрічі відверто виснажують і змушують перевдягти піжаму на буденний одяг (що зрештою не так уже й погано, якщо додатково не доведеться мити голову:)).
Тож ми зібрали основні правила ділової комунікації у форматі віддаленої роботи.
Пам’ятайте про робочий графік
Повідомлення, листи та дзвінки — це основні способи комунікації під час дистанційної роботи. Їх можна отримувати постійно — і вдень, і вночі. Це, безумовно, дуже зручно. Але слід пам’ятати, що кожна людина має свій графік роботи, а також неробочі години. Не слід дзвонити або писати своїм колегам тоді, коли в них закінчився робочий день. Під час дистанційної роботи звичний графік може бути не таким точним, бо кожен працює в зручному для себе темпі. Але слід поважати вільний час кожного і пам’ятати про графік, встановлений у колективі та (або) для певних співробітників.
Наприклад: Посеред ночі ви раптово згадали якусь деталь про відеоконференцію, що відбудеться післязавтра. Це стосується вас та ще одного/-єї колеги. Але ви розумієте, що в цей час у нього/неї вже закінчився робочий день, — краще залиште собі нагадування у телефоні, що слід написати йому/їй завтра вранці, коли почнеться новий робочий день.
Не зникайте і нагадуйте про свою присутність/відсутність
Якщо ми працюємо в офісі, наш роботодавець, менеджер та колеги можуть бачити, коли ми на робочому місці і виконуємо (або ні) свою робочі обов’язки. У дистанційному форматі така можливість зникає.
Скоріше за все (навіть абсолютно точно), у вас є груповий чат, де відбувається комунікація між усіма членами команди.
Наприклад: Ви можете написати вранці коротке повідомлення «Усім доброго ранку! Як справи?» і в такий спосіб сповістити про свою присутність та початок робочого дня.
Теж саме стосується і вашої відсутности.
Наприклад: Якщо ви пішли на ланч або у вас заплановано зустріч, сповістіть про це команду: «Іду на ланч, буду за годину» або «У мене зустріч, повернуся за 30 хвилин».
Якщо таких повідомлень не буде, а хтось із колег почне вас шукати, то він/вона або не зможуть вас знайти, або будуть вас відволікати. У будь-якому разі доречніше попереджати одне одного.
Подбайте про якість розмови
Постійний шум, поганий зв’язок, проблеми з мікрофоном — усе це краще усунути. Ви часто або з певною періодичністю будете стикатися з необхідністю дзвінків (аудіо або відео — залежить від ваших домовленостей у команді). Головна мета цих дзвінків — це швидкість та ефективність, з якою можна обговорити всі питання.
Аби вам і вашим колегам було комфортно і нічого не відволікало вас від роботи, варто подбати про деталі. Найкращий варіант — це використання навушників. Вони забезпечать кращий звук та шумопоглинання. Але перед тим як говорити про звук та його якість, варто згадати про інтернет-з’єднання. Подбайте про те, щоб інтернет на вашому девайсі працював без перебоїв та з достатньою швидкістю.
Наприклад: У процесі відеоконференції у вас постійно зникає зображення, і ви погано бачите інших колег. На тлі гучно грає музика в сусідній кімнаті, але у вас немає навушників.
Крім цього, якщо ви зголодніли або поруч лежало печиво/сендвіч/будь-яка їжа, то не варто створювати додатковий шум, жуючи під час розмови. Онлайн-зустрічі та аудіо або відеоколи — це не перерва, коли можна поїсти (бо вас ніхто не бачить, наприклад). Навряд чи вам або вашим колегам буде приємно чути хрумкіт або спостерігати за цим.
Наприклад: Ви посеред зустрічі чуєте, що один/одна з ваших колег починає щось їсти під час розмови. Ніхто не може зробити зауваження, але така поведінка неприємна для кожного з команди.
Пам’ятайте про особисті вподобання людей
Комусь подобається говорити через відеозв’язок, а хтось, навпаки, це не практикує. Хтось не любить надсилати голосові повідомлення, а хтось тільки ними й користується. Кожен має свої вподобання, і слід пам’ятати про них. Найпростіше — це просто запитати в людини, що їй до вподоби.
Наприклад: Ваш/-а колега пропонує зробити онлайн-зустріч між вами двома. Перед цим ви запитуєте в нього/неї: «Як тобі (вам) буде зручніше: аудіо чи відео дзвінок?». Отримавши відповідь, ви вже будете знати, як цій людині краще спілкуватись і зможете використати цю інформацію у майбутньому. До речі, якщо це спільний чат, краще утриматися від голосових повідомлень. Навряд чи в усіх є можливість їх прослухати.
Надсилайте повідомлення тим, кого вони стосуються
Якщо у вас спільний чат, то його слід використовувати насамперед для повідомлень, які стосуються кожного учасника. Якщо ж тільки когось окремого або декількох людей, створіть окрему конференцію або напишіть цій людині особисто.
Наприклад: Ваш партнер написав щодо рекламної пропозиції, і це надзвичайно терміново. Це стосується лише двох людей із загального чату. Ви вирішили створити окремий чат, додавши до нього цих двох людей. Сповіщення та важливу новину отримали лише ті, кого вона стосується.
Вчасно надавайте важливу інформацію
Залежно від того, яку інформацію ви отримуєте, слід використовувати різні способи її передачі. Якщо, наприклад, ви знаєте, що ваш керівник завжди доступний у певному месенджері і одразу відповість там, а електронну скриньку він/вона перевіряє раз на день — навряд чи цей канал зв’язку найкращий, коли йдеться про надзвичайно важливу інформацію.
Наприклад: Вам надійшло повідомлення на пошту з пропозицією співпраці від партнера, на яку ви довго чекали і яка надзвичайно важлива для вашої компанії. Відповідь необхідно надати до кінця дня. Тому ви вирішуєте, що краще надіслати інформацію своєму керівнику у месенджері, в якому ви спілкуєтеся щодо найбільш важливих питань. Керівник швидко побачив ваше повідомлення і відразу відповів. Ви вчасно встигли повідомити партнера.
Розрізняйте чати та пам’ятайте про їхнє призначення
Не кожне повідомлення можна надіслати в загальний чат для всіх колег. Цілком нормально та навіть корисно мати такий чат, де ви можете поспілкуватися на неформальні теми. Це не лише можливість відпочити, але й те, що створює продуктивну та дружню атмосферу. Надзвичайно важливо розрізняти ці чати і не перетворювати їх у постійний потік спаму.
Наприклад: Ваші колеги обговорюють у загальному чаті питання, що стосується всієї команди. Хтось вирішує відправити в цей чат мем, що ніяк не стосується обговорення. Команда відволікається і починає обговорення іншої теми. Водночас є окремий чат з мемами. Краще переслати повідомлення туди.
Будьте конкретними та зрозумілими
Головний спосіб передачі та отримання інформації під час дистанційної роботи — це текст (в повідомленнях, листах). Тому аби уникнути непорозумінь та не витрачати безліч часу на з’ясування, про що саме йшлося у тому листі або повідомленні, пишіть коротко, але чітко.
Наприклад: Якщо у вас є конкретне запитання, не варто описувати все, що відбувалося в минулому, та як це питання у вас виникло. Повідомте тільки те, що може бути важливе людині, якій ви пишете. Водночс переконайтеся, що ви зазначили всі важливі деталі.
