Розчохляємось. Ось шість способів організувати нормальну роботу на фрилансі
2018 року оглядач Harvard Business Review Дорі Кларк вирішив провести дослідження своєї продуктивности. Він почав записувати абсолютно все, що робить, та фіксувати витрачений час.
Результати його спантеличили та надихнули. Виявилося, що він може робити набагато більше речей водночас, ніж думав раніше. А от безпосередньо на роботу витрачає не так багато часу.
Після цього Дорі переглянув свій розпорядок дня та зміг значно поліпшити власну продуктивність.
Як йому це вдалося?
У своєму дослідженні пан Кларк використовував звичайні таблиці, щоб записувати власні дії протягом дня. Таким чином вдавалося відстежити, скільки часу на що йде, розраховувати приблизні часові затрати на певні справи і врешті-решт менше прокрастинувати.
У нього є послідовники й в Україні. Зокрема дизайнерка-фрилансерка Наталія Гуржій:
«Я євангелістка гуглтаблиць. У той час як деякі друзі користуються купою різних застосунків для трекання часу, витрат чи навіть випитої води, в мене все життя записане в гуглтаблицях. Я люблю кастомність і тому мені дуже імпонує, що я можу створити все під себе і не губитися між купою непотрібних або незрозумілих функцій, а з часом і новими знаннями щось покращувати та оптимізовувати».
Насправді зараз на допомогу фрилансерам можуть прийти багато застосунків і вебсервісів, розрахованих на підвищення продуктивности. Далі – деякі з них: застосунки з обліку часу, сервіси для фокусування та системи менеджменту роботи.
Таймтрекери
Один з найпопулярніших таймтрекерів на сьогодні. Ним користуються як окремі фрілансери, так і невеличкі команди. Головна перевага цієї системи – безкоштовна базова версія. Також має версію для смартфонів та зручну інтеграцію у більшість систем управління проєктами. Уміє формувати звіти для користувача та може навіть підійти для невеличких команд.
Перед початком кожного завдання Toggl треба вмикати вручну.
Трекер часу розроблений спеціально для фрилансерів. Індивідуальна версія безкоштовна. На відміну від багатьох інших систем трекає все, що відбувається на екрані автоматично, а потім надсилає звіти. Також трекер вміє робити скріншоти в заданий час.
Цей інструмент підійде як для самоконтролю, так і для формування звітности перед начальством.
Ветеран ринку таймтрекерів, який досі не програє новим стартапам. Функціональність Harvest схожа на Toggl. Застосунок безкоштовний, доки ви плануєте вести не більше двох проєктів водночас.
Уміє формувати звіти, у яких можна прописувати завдання та їхню вартість. Також він підійде для роботи невеличкої команди.
Програми для фокусування
Дуже елегантний, але водночас підступний застосунок. Forest допомагає сконцентруватися на завданні. Щойно ви розпочинаєте щось робити, вмикайте його – і почне рости дерево. Варто відволіктися – дерево миттєво загине.
Проте є й не такі демотиваційні опції. Що довше й краще ви працюєте, то більше дерев зможете виростити та відкрити нових.
Це розширення для браузера Google Chrome, яка нагадуватиме, що ви займаєтеся бозна-чим. Налаштуйте Mindful Browsing на певні сайти, наприклад, соцмережі. Коли ви на них заходитиме, плагін питатиме, чи справді ви хочете присвятити час саме цій місцині в інтернеті.
Техніка Помодоро – це робота по 25 хвилин з паузами по 10 хвилин. Здавалося б, дуже проста схема, та популярність додатків із цією функціональністю доводить – вона-таки працює. Або принаймні подобається багатьом фрилансерам у світі.
Програми для систематизації завдань
Проста система управління проєктами, яка будується на принципі канбан-дошок. У ній можна долучати багатьох працівників, розподіляти завдання між ними. Щоб додати функцію таймтрекінгу, можна застосувати інтеграції Toggl або Harvest.
У безкоштовній версії – до 10 дошок. Преміум стартує від $9,99 з людини на місяць.
Система управління проєктами та майндмапа, яка зараз стрімко набирає популярність. На перший погляд – до смішного проста. Notion будується за принципом вкладень. Однак з листів потім вибудовуються ієрархії, які підійдуть як для персонального вжитку, так і для величезних проєктів.
На жаль, не має функції трекінгу часу. Для персонального вжитку програма безкоштовна, для команд коштує від $8 на місяць для одного користувача.
Українська система управління проєктами, в яку вбудований таймтрекер. Його активують на початку кожного окремого завдання та прописують у ньому вартість години, обсяг уже витраченого часу та поділ на етапи.
Має функціональність і канбан-дошок, і діаграму Ганта, а також можливість роботи з командами майже будь-якого розміру. Пробна версія безкоштовна. Преміум стартує від $29 в місяць на команди до 10 людей.
Лайфхаки для продуктивности
Систематизація робочого простору
Під час карантину багато батьків постали перед новою проблемою: уся сім’я вимушена залишатися постійно вдома, але встигати при цьому працювати. Раніше діти були в школі, а батьки – на роботі, а тепер усі вони опинилися замкнені в одному просторі. Не завжди в помешканні можна фізично розділити простори на умовний «кабінет» та «вітальню».
На допомогу прийшли рішення з віртуального розподілу простору. Є варіант принаймні поставити ширму та попередити всіх, що, поки ти за ширмою, тебе «немає».
Та ж сама схема працює і для фрилансерів. Якщо працюєте з дому – зробіть для себе робочий простір, у якому ви займатиметеся тільки роботою. А от поза ним навчіть себе не працювати.
Правило 2 хвилин, 25 хвилин і 60 хвилин
Якщо на виконання певного завдання необхідно не більше ніж дві хвилии, не відкладайте його і зробіть одразу. Це збереже купу часу в майбутньому. Бо зазвичай зібратися з силами на виконання відкладеного 2-хвилинного завдання займає значно більше часу.
Правило 25 хвилин описано вище в техніці Помодоро: 25 хвилин працюєте, 10 хвилин відпочиваєте. Це краще, ніж відволікатися кожні 5-10 хвилин.
Правило 60 хвилин – щогодини виділяєте час на фізичну активність. Це може бути тренування, похід за кавою у найближчу кав’ярню, 15-хвилинна перерва погуляти на вулиці. Такі перерви значно поліпшують продуктивність, що доводять дослідження.
Обмежте джерела новин
Під час серйозних інформаційних коливань як революція, війна, глобальна пандемія, люди починають більше часу витрачати на пошук новин та скролінг соціальних мереж. Це призводить до ефекту, який в англомовній пресі отримав назву doomscrolling – беззмістовний перегляд стрічок. Що з цим робити?
Репортерка Quartz Карен Хо радить зробити собі список довірених медіа і переглядати тільки їх. Скоріше за все, ви не пропустите важливої інформації, зате зекономите собі купу часу й нервів, які можна витратити на речі важливіші: роботу та відпочинок.
Автор: технологічний оглядач Олексій Бондаренко
